Nuryanti: 2016

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sebagian besar literatul menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Di dalam sebuah organisasi atau instansi atau perusahaan tentu perlu akan adanya seorang pemegang administrasi atau orang yang di pertanggung jawabkan untuk mengatur, mengurus dan mengawasi sebuah kegiatan administrasi.

Banyak elemen dari manajemen administrasi perkantoran berpengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap kemampuan organisasi untuk berjalan dengan efektif dan berbiaya efisien. Kesalahan dari suatu organisasi untuk meningkatkan efisiensi kerja berakibat pada tingginya biaya operasi dari pada yang seharusnya. Fungsi manajemen administrasi perkantoran mempengaruhi keseluruhan organisasi. Karenai itu, manajer administrasi perkantoran harus memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang berbagai fungsi bisnis yang mendukung fungsi manajemen administrasi perkantoran.

Seiring dengan perkembangan zaman, peran seorang sekretaris tidak lagi hanya sebagai pelaksana administrasi, namun semakin berkembang dan memiliki posisi yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan seorang pimpinan dalam tugas administrasi maupun manajerial. Di kantor, sekretaris merupakan pusat informasi bagi suatu departemen yang dilayaninya dan diharapkan tahu segala sesuatu yang berada di bawah wewenangnya.

Menurut Susanto (2001) dalam buku Manajer Administrasi Perkantoran Badri Munir Sukoco, ada 3 peran dari seorang sekretaris. Yang pertama, sebagai pusat informasi, sekretaris menjalankan strategisnya di dalam organisasi dengan memberikan pengaruh positif pada status dan performasi perusahaan melalui kelancara arus informasi internal maupun eksternal. Selain itu, peran teknisnya, sekretaris juga mampu menunjang kinerja pimpinan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai bahan pengambilan keputusan. Sedangkan perang pendukung sekretaris adalah memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lainnya dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran.

Fungsi organisasi membantu manajer administrasi perkantoran dalam beberapa cara antara lain, meningkatkan efisiensi yang dapat membantu fungsi kerja mereka, mempromosikan pekerjaan yang lebih baik kepada atasan dan bawahan, membantu perkembangan proses dan prosedur kerja yang efektif, membantu mereka untuk menjaga kontrol yang lebih efektif pada area yang mereka tangani, dan membantu koordinasi berbagai aktivitas.

Tugas dan ganggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan saja. Salah besar kalau sekretaris hanya di anggap seseorang yang cuma bisa mengangkat telepon dan jadi ‘bemper’ bos! Ekseistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pemabantu atau penggembira pimpinan” sekretaris bukan lagi obyek, tetapi subyek penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Seorang sekretaris itu tidak bisa cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyatannya, seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu jadwal dan kemauan atasan. Perlu diketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Disini peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.

Menjadi seorang sekretaris tidak hanya mengusai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu lowongan kerja tetapi juga mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan di sukai. Selain itu, sekretaris harus bisa beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. Jadi bukan tidak mungkin, seorang sekretaris bisa naik posisi ke asisstant business development. Pendekatan yang dilakukan berdasarkan permasalahan praktik sering terjadi sehari-hari dalam karir dan profesi seorang sekretaris. Bagaimana seorang sekretaris sebaiknya harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya, bagaimana seorang sekretaris dapat menjalankan peran dan tugasnya, kemampuan manajerial dan biasa melakukan pekerjaan dan tugasnya secara efektif yaitu cepat dan tepat. Karena, kebanyakan orang khsusnya sekretaris kadang lupa dengan waktu kerjanya karena erlalu banyak pekerjaan yang harus dikerjakan.

Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira pimpinan”. Sekretaris bukan lagi objek, tetapi subjek penting dalam perusahaan dan organisasi. Ibarat sebuah mesin, sekretaris merupakan komponen penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak selayaknya dipandang remeh. Profesi ini memiliki masa depan cerah walaupun perkembangan teknologi semakin berkembang dan alat-alat perkantoran canggih yang dapat menggantikan fungsi sekretaris terus diperkenalkan setiap saat, “sentuhan” tangan terampil dan buah pikiran cerdas seorang sekretaris tetap diperlukan sampai kapanpun.

Maka dari itu, penulis tertarik menyusun karya ilmiah ini dengan judul

“ PERANAN SEKRETARIS PROFESIONAL DALAM EFEKTIVITAS KERJA DI SEBUAH PERUSAHAAN ”.

1.2 Rumusan Masalah

Disini peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.

Namun kebanyakan sekretaris kadang kala tidak tahu bagaimana cara mengatur waktu untuk dirinya sendiri karena terlalu terlena dengan pekerjaan yang dikerjakannya sehingga waktu tidak menjadi efektif. Maka dari itu penulis mngambil rumusan masalah dengan :

“ Bagaimana peran seorang sekretaris profesional dalam efektivitas kerja disebuah perusahaan? ”

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan karya ilmiah ini antara lain :

1. Mengembangkan kreatifitas dalam hal karya tulis

2. Meningkatkan pengetahuan dan pengalaman

3. Mengetahui peran penting seorang sekretaris profesional

4. Menjadi sekretaris profesional yang efektif dalam bekerja

1.4 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat dari penulisan karya ilmiah ini yaitu untuk menambah wawasan, khususnya bagi penulis maupun bagi pembaca pada umumnya.

1.5 Metode Penulisan

Metode yang penulis gunakan dalam penulisan karya ilmiah ini adalah metode deskriptif dengan menggunakan study perpustakaan dari literatur yang ada.

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini meliputi Latar Belakang. Yang berisi maksud dan tujuan penulisan karya ilmiah yang dirumuskan dalam rummusan masalah dengan keadaan yang ada (realita) yang berbentuk pertanyaan. Pertanyaan tersebut disajikan kembali dalam bentuk pertanyaan pada tujuanpenelitian. Hal-hal tersebut dibahas secara ringkas dengan seringkas-ringkasnya dengan pokok masalah dan dibuat manfaat karya ilmiah.

BAB II ANALISIS TEORITIS

Pada bab ini disebut pula dengan kajian pustaka, untuk menemukan metedologi. Dalam kajian teoritis terdapat definisi-definisi dari berbagai sumber referensi buku dan para ahli untuk membahas pengertian sekretaris, efektivitas kerja, dan perusahaan. Dimana bab ini penulis mengambil sumber untuk menjelaskan mengenai seluruh variabel judul sesuai dengan referensi dari buku-buku sebagai smber acuan.

BAB III PEMBAHASAN

Dalam pembahasan ini merupakan jawaban mengenai rumusan masalah dan pengembangan mengenai judul yang penulis buat. Dimana kajian teoritis dan kerangka empiris saling berkesinambungan satu sama lain sehingga penulis dapat menyimpulkan dari berbagai sumber dan pengalaman yang nyata.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini membahas mengenai kesimpulan dan rekomendasi karya ilmiah yang penulis buat. Didalam rekomendasi terdapat saran yang diajukan penulis dalam karya ilmiahnya.

BAB II

ANALISIS TEORITIS

2.1 Pengertian Sekretaris

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis. Disebut juga penulis atau panitera.

Pengertian sekretaris menurut beberapa ahli :

1. M. Braum dan Ramon (Nani Nuraeni, 2008)

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat –menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang bertujuan meningkatkan efektivitas dari pimpinannya.

2. Drs. The Liang Gie (Nani Nuraeni, 2008)

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.

3. H. G Fowler (Nani Nuraeni, 2008)

Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya, pegawai yang ditunjuk oleh perusahaan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.

4. Profesional Secretaries International (PSI 2004)

Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa di arahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh perimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang petugasnya.

5. Saiman (2002)

Sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan kegiatan tulis-menulis atau catat mencatat dari suatu kegiatan perkantoran perusahaan.

6. Louis C. Nahassy dan William Selden Business Dictionary (Nani Nuraeni, 2008)

Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memilki tanggung jawab lebih dari hanya sebagai seorang pencatat. Tugas-tugasnya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte, berhubungan dengan masyarakat dengan menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan berbagai tugas lainnya. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administratif atau pimpinan muda.

Dari beberapa definisi diatas, jelas bahwa sekretaris bukan sekedar pembantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola oraganisasi atau perusahaan, dari mengurus perjanjian (appointement), administrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.

2.2 Pengertian Profesional

Profesional adalah orang yang mempunyai profesi atau pekerjaan purna waktu dan hidup dari pekerjaan itu dengan mengandalkan suatu keahlian yang tinggi, berperilaku jujur, obyektif, saling mengisi, saling mendukung, saling berbagai pengalaman atas dasar itikad baik dan positive thinking.

1. bersifat profesi

2. memiliki keahlian dan keterampilan karena pendidikan dan latihan,

3. beroleh bayaran karena keahliannya itu.

Profesionalisme berasal dan kata profesional yang mempunyai makna yaitu berhubungan dengan profesi dan memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya, (KBBI, 1994). Sedangkan profesionalisme adalah tingkah laku, keahlian atau kualitas dan seseorang yang professional (Longman, 1987). “Profesionalisme” adalah sebutan yang mengacu kepada sikap mental dalam bentuk komitmen dari para anggota suatu profesi untuk senantiasa mewujudkan dan meningkatkan kualitas profesionalnya. Ia akan selalu mengembangkan dirinya sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman sehingga keberadaannya senantiasa memberikan makna proesional.

Pengertian profesional menurut para ahli :

1. Menurut Prof. Edgar Shine, Parmono Atmadi (1993),

Merumuskan pengertian professional tersebut sebagai berikut ;

a) Bekerja sepenuhnya (full time)

b) Mempunyai motivasi yang kuat

c) Mempunyai pengetahuan (science) dan keterampilan (skill)

d) Membuat keputusan atas nama klien (pemberi tugas)

e) Berorientasi pada pelayanan (service orientation)

f) Mempunyai hubungan kepercayaan dengan klien

g) Otonom dalam penilaian karya

h) Berasosiasi professional dan menetapkan standar pendidikan

i) Mempunyai kekuasaan (power) dan status dalam bidangnya

j) Tidak dibenarkan mengiklankan diri

2. Prof. Soempomo Djojowadono (1987)

Seorang guru besar dari Universitas Gadjah Mada (UGM) merumuskan pengertian professional tersebut sebagai berikut ;

a) Mempunyai sistem pengetahuan yang isoterik (tidak dimiliki sembarang orang)

b) Ada pendidikannya dan latihannya yang formal dan ketat

c) Membentuk asosiasi perwakilannya.

d) Ada pengembangan Kode Etik yang mengarahkan perilaku para anggotanya

e) Pelayanan masyarakat/kemanusian dijadikan motif yang dominan.

f) Otonomi yang cukup dalam mempraktekkannya

g) Penetapan kriteria dan syarat-syarat bagi yang akan memasuki profesi.

3. Soemarno P. Wirjanto (1989),

Mengartikan istilah professional sebagai berikut ;

a) Harus ada ilmu yang diolah di dalamnya.

b) Harus ada kebebasan, tidak boleh ada hubungan hirarki.

c) Harus mengabdi kepada kepentingan umum, yaitu hubungan kepercayaan antara ahli dan klien.

d) Harus ada hubungan Klien, yaitu hubungan kepercayaan antara ahli dan klien.

e) Harus ada kewajiban merahasiakan informasi yang diterima dari klien. Akibatnya hrus ada perlindungan hukum.

f) Harus ada kebebasan (hak tidak boleh dituntut) terhadap penentuan sikap dan perbuatan dalam menjalankan profesinya.

g) Harus ada Kode Etik dan peradilan Kode Etik oleh suatu Majlis Peradilan Kode Etik

h) Boleh menerima honorarium yang tidak perlu seimbang dengan hasil pekerjaannya dalam kasus-kasus tertentu (misalnya membantu orang yang tidak mampu )

2.3 Pengertian Efektivitas Kerja

Efektivitas adalah suatu kosa kata dalam Bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa inggris yaitu: “Efective” yang berarti berhasil ditaati, mengesahkan, mujarab dan mujur. Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik. Jika seseorang dapat bekerja dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja dengan efektif.

Pengertian Efektivitas menurut beberapa ahli :

1. Hidayat (1986)

Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas, dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya.

2. Prasetyo Budi saksono (1984)

Efektivitas adalah seberapa besar tingka kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari jumlah input.

3. Steers (1985)

Efektivitas adalah jangkauan usaha suatu program sebagai suatu sistem dengan sumber daya dan sarana tertentu untuk memenuhi tujuan da sasarannya tanpa melumpuhkan cara dan sumber daya itu serta tanpa memberi tekanan yang tidak wajar tehadap pelaksanaan

4. Martoyo (1998)

Efektifitas dapat pula diartikan sebagai suatu kondisi atau keadaaan, dimana dalam memilih tujuan yang hendak dicapai dan sarana yang digunakan, serta kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang memuaskan.

Dari beberapa pendapat diatas mengenai efektivitas, dipahami bahwa efektivitas dalam proses suatu program yang tidak dapat mengabaikan target sasaran yang telah ditetapkan agar operasional untuk mencapai keberhasilan dari program yang dilaksansakan dapat tercapai dengan tetap memperhatikan segi kualitas yang diinginkan oleh program.

Pengertian efektivitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan yan terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan pengertian efektivitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa “Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya.

Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai 5 sumber usaha yaitu :

1. Pikiran,

2. Tenaga,

3. Waktu,

4. Uang, dan

5. Benda.

Walaupun gabungan yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya orang melakukan kegiatan tertentu ingin memeperoleh hasil yang maksimal.

Definisi Efektifitas Menurut Para Ahli :

1. Amin Tunggul Widjaya (1993:32)

Efektivitas adalah hasil membuat keputusan yang mengarahkan melakukan sesuatu dengan benar, yang membantu memenuhi misi suatu perusahaan atau pencapaian tujuan.

2. Permata Wesha (1992:148)

Efektivitas adalah keadaan atau kemampuan berhasilnya suatu kerja yang dilakukan oleh manusia untuk membrikan guna yang diharapakan untuk melihat efektivitas kerja pada umumnya dipakai empat macam pertimbangan yaitu : Pertimbangan ekonomi, Pertimbangan fisiologi, Pertimbangan Psikologi dan Pertimbangan Sosial.

Kemudian disimpulkan bahwa Efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya pelaksanaan suatu tugas ditandai baik atau tidak, sangat tergantung pada penyelesaian tugas tersebut bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas kerja berhubungan dengan hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Satu hal yang perlu digaris bawahi efektivitas kerja tidak dapat dipisahkan dengan efisiensi kerja. Efesiensi kerja berhubungan dengan biaya, tenaga, mutu dan pemikiran.

Efektivitas kerja adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat dalam mencapai suatu tujuan tertentu atau efektivitas kerja dapat juga diartikan dengan hasil guna penekannya pada efeknya, atau hasil tanpa kurang memperdulikan pengorbanan yang perlu diberikan oleh hasil tersebut. Jadi efektivitas kerja dalam organisasi merupakan usaha untuk mencapai prestasi yang maksimal dengan menggunakan sumber daya yang tersedia dalam waktu yang relative singkat tanpa menunggu keseimbangan tujuan alat dan tenaga serta waktu.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sekretaris

3.1.1 Pengertian Sekretaris

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis. Disebut juga penulis atau panitera. Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretarie, dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares, sementara itu, dalam bahasa Inggris disebut dengan secretary, berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini rahasia pimpinan atau perusahaan yang tidak perlu diketahui oleh orang atau pegawai lain.

Sekretaris bukan sekedar pembantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola oraganisasi atau perusahaan, dari mengurus perjanjian (appointement), administrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.

3.1.2 Jenis-jenis Sekretaris

a. Sekretaris Eksekutif

Sekretaris Eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer, karena secara langsung menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi.

b. Sekretaris Pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris pribadi bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Walaupun begitu, tidak berarti bahwa sekretaris pribadi tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi terikat pada status kepegawainnya. Untuk menjadi profesional, seorang sekretaris pribadi harus mengenal sifat dan kepribadian pimpinannya sendiri, baik adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, maupun segala kelebihan dan kekurangan kepribadiannya.

a) Sekretaris Senior (Senior Secretary)

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman dan dapat menyelesaikan sendiri masalah yang timbul saat melakukan pekerjaan sehingga benar-benar mampu menunjukan diri sebagai seorang sekretaris yang profesional..

b) Sekretaris Yunior (Junior Seceretary)

Dalam Kamus Bahasa Indonesia, kata junior berarti lebih muda, dapat juga berarti berpangkat atau berkedudukan lebih rendah. Sekretaris yunior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris yunior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.

3.1.3 Syarat Menjadi Sekretaris

a. Syarat Kepribadian

Banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi seorang sekretaris. Namun, bakat saja tidak cukup untuk menjadikan seseorang menjadi sekretaris yang baik. Diperlukan juga kepribadian yang prima untuk dapat mendukung bakat tersebut. Adapun kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris sebagai beerikut :

1) Mawas Diri

Dalam kesehariannya seorang sekretaris harus senantiasa bersikap hati-hati, tidak tergesa-gesa, sabar, sekaligus responsif dan mampu mengantisipasi masalah-masalah pekerjaan yang mungkin akan muncul. Tindakan yang dilakukan seorang sekretaris harus benar-benar atas pertimbangan matang dan pikiran yang jernih, sehingga tidak terjadi kesalahan yang tidak diinginkan. Dalam bergal dan berkomunikasi dengan pimpinan, klien, atau tamu lawan jenis, sekretaris harus berhati-hati, tetap profesional, agar tindakannya tidak mengundang persepsi yang kurang baik atau bahkan menyebabkan masalah baru.

2) Ramah

Seorang sekretaris dituntut harus senantiasa ramah kepada pimpinan, staf, atau klien pimpinan. Keramahan yang ditunjuk seorang sekretaris dapat berpengaruh positif, bukan hanya pada diri sekretaris secara profesional, secara langsung sikap ramah memang memiliki banyak manfaat. Dengan sikap yang ramah, sekretaris bisa membuat klien atau tamu merasa nyaman (comfort).

Selain itu, keramahan juga terbukti mampu meningkatkan daya tarik seseorang. Secara psikologi, bersikap ramah juga akan mencerdaskan emosi, karna ramah merupakan salah satu bentuk latihan pengendalian diri atau emosi.

3) Sabar

Bagi seorang sekretaris sikap sabar merupakan syarat mutlak. Kesabaran sangat dibutuhkan untuk menghadapi pimpinan yang cerewet, menghadapi pekerjaan yang menumpuk, atau menghadapi klien dengan berbagai karakternya. Oleh karena itu, sekretaris yang sabar akan mengalami ketenangan dan ketentraman jiwa, serta akan mendapatkan kesuksesan bagi yang berusaha, bekerja, dan belajar.

4) Simpatik

Seorang sekretaris harus bisa bersikap dan bertutur kata baik, sehingga menyenangkan bagi semua orang yang berhubungan dengannya. Jangan pernah mengeluarkan kata-kata yang tidak mengenakan kepada pimpinan atau klien.

5) Penampilan Diri yang Baik

Cara berpakaian dan bahasa tubuh sekretaris harus benar-benar baik, sehingga citra positifnya sebagai personal dan sebagai profesional tetap terjaga. Seorang sekretaris harus berusaha selalu mengenakan busana yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja. Sebaiknya sekretaris mengenakan pakaian formal atau nonformal bermodel simpel. Gunakan riasan dan aksesoris yang tidak berlebihan, saat duduk usahakan tegak tetapi tidak kaku atau berkesan arogan dan menjaga jarak.

6) Pandai Bergaul

Sekretaris harus mampu bergaul dan berkomunikasi degan baik dengan siapapun, baik dengan publik internal maupun dengan publik eksternal. Kemampuan bergaul bukan hanya membantu menjaga citra positif pribadi, tetapi juga citra positif pimpinan juga perusahaan. Bergaul juga akan mempermudah dan memperlanar hubungan dengan publik eksternal, dalam hal ini klien perusahaan.

7) Dapat di Percaya dan Memegang Teguh Rahasia

Seorang sekretaris dituntut harus benar-benar bisa menjaga segala rahasia pimpinan dan perusahaan. Seorang sekretaris dilarang menyampaikan informasi perusahaan kepada orang atau pihak lain yang tidak berwenang mengetahui informasi tersebut.

8) Bijaksana Terhadap Orang Lain

Bagi seoarang sekretaris, bijaksana merupakan sebuah penilaian terhadap suatu pemikiran, ucapan, dan perbuatan seseorang yang didasarkan pada ruang lingkup sekitarnya, dengan begitu seorang sekretaris dituntut harus bersikap profesional kepada siapapun, bukan hanya kepada pimpinannya.

9) Memiliki Ingatan yang Baik

Memiliki ingatan yang baik sangat diperlukan oleh seorang sekretaris agar senantiasa berkonsentrasi dan terus mengingat semua aktifitas yang akan dan telah dikerjakan, jika menyangkut data-data atau informasi penting yang berkaitan dengan aktifitas pimpinan.

10) Mempunyai Perhatian atas Pekerjaan

Sebagaia seorang profesional, sekretaris harus benar-benar memperhatikan kelancaran pelaksanaan semua tugas dan peranannya. Seorang sekretaris harus memiliki tanggup jawab tinggi terhadap profesi dan mengerjakan semua tugas dengan penuh tanggung jawab, tidak asal mengerjakan. Seorang sekretaris harus segera mencari solusi untuk mengatasinya. Jika merasa ada ketidak beresan dalam mengelola arsip atau dokumen seorang sekretaris harus mencari tahu apa penyebabnya, lalu segera melakukan pembenahan dan perbaikan.

b. Syarat Pengetahuan

Pengetahuan merupakan salah satu modal atau syarat lain yang harus dimiliki sekretaris. Bahkan, pengetahuan ini senantiasa harus di up-date setiap saat sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi di sekitar lingkungan kerjanya.

1. Syarat Pengetahuan Umum

Syarat pengetahuan umum (knowledge) menjadi penting bagi sekretaris karena ruang lingkup aktivitasnya tidak hanya berhubungan dengan perusahaan tempatnya bekerja, tetapi juga berkaitan dengan hal-hal lain di luar perusahaan atau kerja harian. Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama baik perusahaan.

2. Syarat Keahlian

Mutlak diperlikan oleh sekretaris. Pasalnya, sebagai bagian penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan, sekretaris memikul begitu banyak tugas penting.

3.1.4 Peranan dan Tugas Sekretaris

W.J.S Poerwadarminta mengatakan peranan aialah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan utama, yaitu sesuatu yang dapat menetukan terjadinya seuatu peristiwa atau kegiatan selanjutnya. Sehingga peranan itu sekretaris dinilai sangat penting dalam kegiatan yang harus dilakukan selanjutnya oleh seorang pimpinan. Peranan sekretaris tentunya juga tidak terlepas dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Peranan seorang sekretaris ini, juga tentunya berada antara sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun kantor. Peranan sekretaris eksekutif tentunya jauh lebih banyak dan lebih berat daripada peranan seorang sekretaris pribadi atau sekretaris lainnya.

Peranan Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menetukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun kantor.

Adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut.

1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan

a) Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin behubungan dengan pimpinan.

b) Sebai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

c) Sebaga pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.

2. Peranan Sekretaris terhadap bawahan

Peranan sekretaris terhadap bawahan tampak dalam :

a) Peranan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place),

b) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil pihak,

c) Memebrikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan,

d) Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah,

e) Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Jadi, peranan sekretaris terhadap bawahan juga merupakan penilaian dari bawahan sehingga bagaimana sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan peagawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif tentunya akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan, sehingga segala permasalahan kiranya dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

Berikaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal lain yang juga sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan yaitu meliputi hal-hal berikut ini.

a) Memberi perintah atau insturksi kepada bawahan secara resmi baik secara lisan maupun tertulis.

b) Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.

c) Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tetentu kepada pegawai bawahan yang sedang melksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dam pembinaan.

d) Mengadakan hubungan-hubungan yang bersifat in formal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan pekerjaannya.

Tugas Sekretaris

a) Tugas Rutin Sekretaris

kata ruti dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia dapat berarti hal membiasnya prosedur, kegiatan, pekerjaan dan sebagaianya. Dengan demikian yang dimaksud dengan tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumapai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau tanpa menunggu waktu khusus dan tanpa menugggu perintah dari pimpinan untuk melaksanakannya. Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan program dan prosedur yang telah ditetapkan.

Tugas rutin seorang sekretaris pimpinan atara lain meliputi :

1. Membuat surat

2. Menerima dan mengirim surat

3. Mengetik

4. Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk

kepentingan pimpinan

5. Menerima telepon

6. Mengirim telegram

7. Mengirim faximile

8. Menerima dikte

9. Menyiapkan rapat pimpinan

10. Membuat laporan

11. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.

b) Tugas-tuagas Insidentil Sekretaris

Tugas atas prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan meringankan beban pekerjaan pimpinannya.

Drs. Sutiyoso (1991) mengemukakan bahwa tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 5 (lima) kelompok bidang tugas, yaitu:

1. Tugas Perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, mnerima intruksi dikte dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat untuk pimpinan da membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta mem-file dan mengindeks surat-surat.

2. Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3. Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank,

misalnya menyimpan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank

dan sebagainya.

4. Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

5. Tugas insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan.

Prajudi Atmosudirjo mengemukakan lebih rinci lagi tentang tugas-tugas seorang sekretaris, ada 25 macam tugas seorang sekretaris, yaitu:

1. Menerima dikte dan mnjalankan transkripsi

2. Menyelenggarakan arsip (general file, personal file, central file), pandai

menggunakan segala map (folder), ourdner, kartu-kartu, cheklist, indeks

3. Membaca dan menyortir surat-surat pos (mail)

4. Menyimpan arsi-arsip milik pimpinan (keeping the record of the boss)

5. Membuat atau menyelenggarakan perjanjian (afspraken, appoinment)

pimpinan dan mencatatnya

6. Mengatur telepon keluar-masuk, lokal-interlokal

7. Mengatur perjalanan

8. Mengatur hadiah-hadiah

9. Mencatat hari-hari ulang tahun relasi dan tokoh-tokoh penting

10. Menggunakan berbagai macam mesin hitung dan jumlah

11. Menyimpan uang tunai (kas kecil) untuk pimpinan dan mengatu keluar

masuknya uang di rekening bank

12. Mengatur korespondensi pribadi dan rahasia

13. Mengolah bahan-bahan dan data untuk penyusunan laporan

14. Menyelenggarakan daftar-daftar pertelaan dan statistik terbatas

15. Mengatur organisasi dan laporan-laporan

16. Menerima langganan, nasabah, relasi, dan tamu-tamu lainnya agar

memiliki kesan yang menyenangkan tentang organisasinya

17. Mempersiapkan berbagai bahan untuk publikasi, atau penerangan

18. Mengatur pembelian-pembelian kecil untuk keperluan kantor dan

keperluan pimpinan

19. bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan para pegawaibawahan

atau anggota pimpinan lainnya

20. Menyusun pidato-pidato yang didiktekan

21. Bertindak sebagai office manager

22. Mengatur rapat dan membuat notulen rapat

23. Megikuti surat kabar dan menggunting/menyimpan berita-berita yang

penting (clipping)

24. Membantu pimpinan dalam urusan-urusan pajak pribadi

25. Mengatur istirahat, hiburan, dan hobi pimpinan beserta keluarganya.

3.2 Sekretaris Profesional

3.2.1 Pengertian Profesional

“Profesionalisme” adalah sebutan yang mengacu kepada sikap mental dalam bentuk komitmen dari para anggota suatu profesi untuk senantiasa mewujudkan dan meningkatkan kualitas profesionalnya. Dalam Kamus Kata-Kata Serapan Asing Dalam Bahasa Indonesia, karangan J.S. Badudu (2003), definisi profesionalisme adalah mutu, kualitas, dan tindak tanduk yang merupakan ciri suatu profesi atau ciri orang yang profesional.

Sementara kata profesional sendiri berarti

1. bersifat profesi

2. memiliki keahlian dan keterampilan karena pendidikan dan latihan,

3. beroleh bayaran karena keahliannya itu.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa profesionalisme memiliki dua kriteria pokok, yaitu keahlian dan pendapatan (bayaran). Kedua hal itu merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan. Artinya seseorang dapat dikatakan memiliki profesionalisme manakala memiliki dua hal pokok tersebut, yaitu keahlian (kompetensi) yang layak sesuai bidang tugasnya dan pendapatan yang layak sesuai kebutuhan hidupnya. Profesionalisme berasal dan kata profesional yang mempunyai makna yaitu berhubungan dengan profesi dan memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya, (KBBI, 1994). Sedangkan profesionalisme adalah tingkah laku, keahlian atau kualitas dan seseorang yang professional (Longman, 1987).

Biasanya dipahami sebagai suatu kualitas yang wajib dipunyai oleh setiap eksekutif yang baik. Ciri-ciri profesionalisme:

1. Punya ketrampilan yang tinggi dalam suatu bidang serta kemahiran dalam menggunakan peralatan tertentu yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas yang bersangkutan dengan bidang tadi

2. Punya ilmu dan pengalaman serta kecerdasan dalam menganalisis suatu masalah dan peka di dalam membaca situasi cepat dan tepat serta cermat dalam mengambil keputusan terbaik atas dasar kepekaan

3. Punya sikap berorientasi ke depan sehingga punya kemampuan mengantisipasi perkembangan lingkungan yang terbentang di hadapannya

4. Punya sikap mandiri berdasarkan keyakinan akan kemampuan pribadi serta terbuka menyimak dan menghargai pendapat orang lain, namun cermat dalam memilih yang terbaik bagi diri dan perkembangan pribadinya Profesional adalah :

a) Orang yang tahu akan keahlian dan keterampilannya.

b) Meluangkan seluruh waktunya untuk pekerjaan atau kegiatannya itu.

c) Hidup dari situ.

d) Bangga akan pekerjaannya.

How pro the professional?” menjadi seorang professional berarti dia berhasil menguasai ilmu dari orang lain yang lebih hebat darinya. Hubungan etika kerja professional dengan kehidupan manusia digunakan untuk mengawal tingkahlaku ahli professional dalam bentuk menyuruh melakukannya dan meninggalkan perkara yang mendatangkan kesalahan sama ada di sisi undang-undang negara maupun statusnya sebagai professional. Oleh itu, etika kerja professional merupakan satu landasan kepada masyarakat yang membolehkan teknokrat mengawal tingkahlakunya sendiri serta membolehkan masyarakat sosial mengawasi dan menilai setiap tindak tanduk mereka dari semasa ke semasa.

Profesi merupakan pekerjaan, namun belum tentu semua pekerjaan adalah profesi. Jelasnya, bahwa profesi merupakan pekerjaan purna waktu. Kemudian, Profesional dapat diartikan sebagai sifat mahir dalam suatu profesi. Dalam keterkaitannya, berarti profesi adalah bagian dalam pekerjaan. Dalam kelompok kata KBBI, “profesi” dan “pekerjaan” merupakan kata benda, sedangakan kata “profesional” merupakan kata sifat. Diagram yang menggambarkan keterkaitan antara pekerjaan, profesi, dan pekerjaan adalah Mengartikan bahwa ada himpunan dari sekumpulan pekerjaan seperti dokter, guru, makan, minum, membaca, menulis, dan sebagainya. Kemudian ada pekerjaan purna waktu yang disebut sebagai profesi sebagai pengabdian kepada masyarakat dari hasil pendidikan/pelatihan yang telah ia terima, namun tidak semua bisa mengamalkan seluruh ilmunya dengan baik, hanya ada sebagian yang mampu mengamalkan ilmu atau keahliannya lebih baik daripada lainnya, sehingga disebutlah kumpulan profesional.

3.2.2 Kriteria Sekretaris Profesional

Dalam pengertian profesi seperti yang telah diutarakan di atas, antara lain dikatakan bahwa profesi adalah suatu bidang pekerjaan tertentu dengan persyaratan tertentu. Mengingat tugas seorang sekretaris yang sangat luas, dengan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syaarat yang harus dipenuhi untuk dapat dikatakan sebagai seorang sekretaris profesional.

1. Syarat-syarat umum

Untuk dapat berbicara dengan baik, jelas, dan terarah, beberapa faktor yang diperlukan ialah :

1) Suara. Setiap orang memiliki suara yang berbeda-beda, merdu, nyaring, keras, lembut, parau, dan sebagainya. Meskipun demikian ketika berbicara, suara harus dapat memberikan kesan yang positif. Meskipun suara merupakan pembawaan, tetapi nada cara berbicara dapat dipelajari. Agar dapat memberikan kesan yang positif, maka suara hendaknya:

a) Jelas, ucapan-ucapan harus jelas, tidak kabur sehingga tidak

menimbulkan salah pengertian.

b) Tidak monoton, satu nada, landai, tidak ada nak turunnya.

c) Cukup didengar, jangan terlalu lemah

d) Harus bersemangat, sangat diperlukan untuk membangkitkan

semangat dan menghangatkan pembicaraan.

2) Ekspresi, suara harus diimbangi dengan ekspresi. Suara yang baik (merdu) tetapi tidak diimbangi dengan ekspresi, tetap akan membosankan dan menjemukan. Ekspresi adalah cara pengucapan, pembicaraan, waktu berbicara. Berikanlah tekanan-tekanan pada kata-kata yang perlu dianggap penting. Ekspresi merupakan suatu tanda kepribadian. Gerak atau mimk diikuti dengan suara yang hangat, baik, cukup menarik, untuk membangkitkan semangat bagi merekan yang diajak bicara.

3) Gaya bicara, yaitu cara membawakan atau cara menampilkan diri di waktu pembicaraan sedang berlangsung.

4) Perbendaharaan bahasa

5) Tidak gugup

Hal-hal yang perlu diperhatikan watu berbicara antara lain :

1) Pandangan mata, pada waktu berbicara, wajib jangan menunduk atau memandang ke atas, tetapi harus menatap wajah kawan bicara, saling berpandangan. Wajah yang menunduk atau memandang ke atas adalah kurang sopan, tidak menghormati yang diajak bicara, selain juga akanmengurangi arti dari isi pembicaraan.

2) Sikap jiwa, hendaknya tegas, tidak ragu, tidak malu, apalagi takut. Untuk itu kepercayaan diri perlu dibiasakan da ditanamkan.

3) Sikap badan dan cara duduk harus menunjukan sikap yang baik untuk menunjukan kewibawaan. Duduk dengan tegap adn sopan. Waktu duduk, tangan tidak boleh mempermainkan sesuatu benda seperti pensil ataupun yang lain.

4) Air muka hendaknya mengikuti isi pembicaraan. Rasa heran, gembira, terkejut, dan kecewa tidak hanya diungkapkan dengan kata-kata, akan tetapi juga dapat ditunjukan dengan rona wajah atau air muka.

5) Cara berpakaian yang baik selain menunjukan kepribadian seseorang juga menunjukan kewibawaan.

Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain :

1) Resourceful; panjang akal. Hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun, dan bagaimana pun dibawah tekanan (under pressure) pihak mana pun harus selalu dapat mengatasi persoalan yang dihadapi.

2) Ambisi; keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.

3) Inisiatif; prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada perintah dari atasan.

4) Kerapian dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.

5) Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dan tingkat manapun.

6) Loyalitas kepada perusahaan/instansi yang bersangkutan.

2. Syarat Khusus

Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretaris. Seorang sekretaris dapat dikatakn profesional apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya. Kompetensi mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan. Ada 10 kompetensi keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris profesional, yaitu :

1) Kemampuan menangani telepon

2) Kemampuan menangani tamu

3) Kemampuan mengelola kas kecil

4) Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor

5) Kemampuan menangani dikte

6) Kemampuan menangani pertemuan atau rapat

7) Kemampuan mengatur perjalanan dinas

8) Kemampuan mengelola dokumen

9) Kemampuan menangani laporan

10) Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan.

3.2.3 Penampilan Diri Sekretaris

Penampilan diri berkaitan dengan sikap kepribadian seseorang. Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seseorang sekretaris adalah sikap bertalian dengan :

1) Sifat mental

2) Kemampuan berbicara

3) Kesehatan

4) Sikap-sikap yang berhubungan dengan pekerjaan

Masalah penting yang harus diingat tentang gaya adalah jangan sampai memaksakan untuk menggunakan gaya tertentu pada diri sendiri. Untuk mengetahui gaya yang cocok dibuthkan pengalaman, kedewasaan berpikir, serta kewaspadaan dan kecerdasan, disamping juga harus memiliki wawasan mode secara umum.

Bagi seorang profesional yang aktif di kantor, seperti halnya sekreetaris profesional, gaya busana merupakan bagian yang sangat penting. Busana yang dikenakkan oleh seorang sekretaris disamping mencerminkan status pribadi sekretaris itu juga akan mencerminkan citra perusahaan tempat dia bekerja. Seorang sekretaris dapat disebut sekretaris profesional apabila dia dapat menampilkan jati diri seorang sekretaris secara total sampai pada hal busana.

Ratih Sanggarwati, dalam Majalah Dewi No. 5/V/Mei/1996, memberikan resep B-C-A-B yang mudah diingat dan tidak sulit dipraktekkan. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

1) B adalah Bassic

Milikiah sejumlah busana basis yang terdiri dari blus, rok, celana panjang, blezer, dan jas. Selain untuk kegiatan sehari-hari, busana-busana basis juga dapat dipakai kapan saja dan bersifat klasik.

2) C adalah Color

Busana-busana tersebut sebaiknya terdiri dari 3 warna dasar, yaitu hitam, putih, dan kelompok warna natural, krem atau warna pasir. Tujuannya adalah agar dapat dipakai gaya mix and match, serta digabung dengan banyak warna. Teknik paduan tersebut dapat menghasilkan kombinasi baru. Bila suatu saat warna pastel sedang in, misalnya, maka untuk mengikuti mode tinggal menyediakan blus atau blezer dengan warna itu.

3) A adalah Accessories

Aksesoris tidak kalah pentingnya. Aksesoris termasuk anting, kalung, gelang, sepatu, tas, ikat pinggang, dan lain-lain. Milikilah aksesoris standar dengan desain klasik dan sederhana karena lebih mudah dipadukan dengan banyak busana.

4) B adalah Behaviour

Behaviour adalah unsur yang tidak kalah penting dari unsur-unsur yang lain karena behaviour meningkatkan citra profesional seseorang.

Busana yang digunakan dengan resep B-C-A-B tersebut tidak perlu terbuat dari bahan-bahan yang mahal, tetapi dapat dengan bahan yang sederhana.

3.3 Efektivitas Kerja

3.3.1 Pengertian Efektivitas

Berikut adalah pengertian efektivitas menurut beberapa ahli :

1. Hidayat (1986)

Efektivitas adalah suatu ukkuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas, dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya.

2. Prasetyo Budi saksono (1984)

Efektivitas adalah seberapa besar tingka kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari jumlah input.

3. Steers (1985)

4. Martoyo (1998)

Sesuai dengan jenjang dan jabatan sekretaris, sekretaris adalah seorang pembantu terhadap pimpinan. Tetapi pada suatu saat sekretaris juga dapat bertindak sebagai pimpinan (manager) dalam menangani sistem kerja bawahannya, sehingga sekretaris hsrus benar-benar dapat bersifat dinamis, inisiatif, dan kritis serta kreatif.

Keberhasilan pekerjaan seorang sekretaris,khususnya pada sekretaris eksekutif atau sekretaris manajer sangat dipengaruhi oleh sistem kerja organisasi atau lembaga dan kemampuan secara profesional terhadapa tanggung jawab sekretaris tersebut. Sebagai suatu sistem kerja, maka seorang sekretaris harus mampu untuk mendistribusikan pekerjaannyaaeauai denganbidang-bidang atau bagian-bagian yang ada pada organisasi atau lembaga tersebut. Sedangkan sebagai kemampuan profesional, maka seorang sekretaris harus mampu untuk menyelesaikan pekerjaan yang menadi wewenang langsung dari jabatan sekretarisnya termasuk kemampuan manajerialnya.

Pada sisi lain keberhasilan pekerjaan seorang sekretaris dapat dilihat dai cara kerjanya atau yang biasa disebut dengan istilah “efektivitas dan efisiensi kerja”.

Berdasarkan berbagai literatur efeftif berasal dari kata “effect”, yang mempunyai arti “hasil” atau “akibat”, sehingga kata effect selalu diartikan sebagai hasil atau akibat.

Sedangkan menurut The Liang Gie mengatakan bahwa efektivitas merupakan suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu akibat yang dikehendaki. Efektivitas berbanding terbalik dengan efisien, sebagai contoh pada kalimat bekerja dengan seefisien mungkin (ini mempunyai arti hemat) untuk menghasilkan hasil yang seefektif mungkin (ini mempunyai arti banyak). Sehingga untuk mengukur hasil kerja sekretaris dapat dilihat dari perbandingan volume pekerjaan atau hasil pekerjaan dengan prnggunaan waktu serta peralatan yang seminim mungkin. Perlu diketahui bahwa usaha tidak sama dengan hasik, karena usaha menunjukan pada sesuatu yang dikerjakan atau dilaksanakan sementara hasil menunjukan pada akibat atau sesuatu yang dihasilkan.

Pada masyarakat sering kita mendengar adanya kalimat yang mengatakan bahwa “kerja efisien hasil efektif”, kalimat ini menunjukan bahwa melakukan pekerjaan harus seminimal mungkin dan hasil yang diharapkansemaksimal mungkin.

Teori organisasi modern mengajarkan bahwa aeirama dengan rasionalitas manusia yang membentuk berbagai jenis organisasi dalam rangka pemenuhan kebutuhannya yang semakin mompleks, organisasi merupakan suatu sistem yang rasional pula. Rasional dalam arti bahwa ada dasar-dasar pemikiran ilmiah yang dijadikan landasan dan pertimbangan dalam membentuk organisasi. Rasionalitas yang biasanya dipergunakan dalam menciptakan dan menjalankan roda organisasi oleh semua pihak termasuk sekretaris adalah sebagai berikut.

a. Efektivitas, alasan utama mengapa efektivitas menjadi salah satu dasar pembentukan dan penyelenggaraan organisasi adalah oleh karena eksistensi dan pertumbuhan organisasi akan lebih terjamin apabila organisasi yang bersangkutan dapat mengemban misi dan melaksanakan tugasnya dengan tingkat ketangguhan yang tinggi.

b. Efisiensi, teori organisasi modern selalu menekankan pentingnya orientasi efisiensi dalam menjalankan roda organisasi. Dasar pemikiran utama untuk mendorong peningkatan efisiensi secara terus menerus adalah suasana kelangkaan yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam semua segi sumber daya dan dana. Kenyataan permasalahan dalam organisasi mendorong para ahli dan praktisi untuk terus-menerus berusaha mencari jalan dan cara untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi. Dalam hubungan ini, maka efisiensi yang dimaksud yaitu perbandingan yang positif anatara hasil yang dicapai dengan masukan yang dipergunakan. Artinya, sesuatu tugas yang efisien dalam penyelenggaraannya yang diberikan dalam bentuk penggunaan sumber daya dan dana, termasuk sumber daya insani (human resourses). Bahkan sesungguhnya dapat dikatakan bahwa seluruh teori manajemen modern berkisar pada bagaimana caranya mengelola dan mempergunakan sumber daya yang terbatas itu sehingga mendatangkan hasil yang maksimal, karena tidak ada organisasi yang tidak dihadapkan pada suasana kelangkaan sumber daya, yakni sumber daya dan sumber dana yang dipergunakan oleh organisasi tertentu:

1. Waktu,

2. Tenaga manusia

3. Modal (dana)

4. Sarana dan prasarana

Berdasarkan beberapa pengertian tersebut, maka pengertian efektivitas kerja sekretaris adalah sebagai hasil nyata (konkrit) maksimal yang dicapai sebagai akibat adanya pendayagunaan kemampuan secara sungguh-sungguh dan tepat.

Hasil yang maksimal dan tepat merupakan akibat dari adanya ketepatan dari :

a. Pendayagunaan tenaga dan pikiran secara baik, yakni berkaitan dengan penggunaan tenaga dan berkonsentrasi dalam pelaksanaan penyelesaian pekerjaan

b. Penggunaan alat-alat dan saran yang tepat, sehingga dapat membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan

c. Kemampuan memanfaatkan ruang kerja yang benar, yakni penataan ruang kerja sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan menyenangkan bagi pekerja

d. Tata ruang kerja yang tepat dengan bawahan sehingga dapat mempercepat jarak kerja

e. Pengadaan sarana dan alat-alat yang sesuai kebutuhan organisasi atau lembaga

Sedangkan efisiensi kerja sekretaris yaitu merupakan keseimbangan atau perbandingan terbalik dalam perbandingan terbalik dalam penggunaan tenaga, pikiran, kemampuan dan segala fasilitas yang diperlukan guna mewujudkan volume kerja yang optimal pada waktu yang telah ditetapkan.

Efisiensi kerja sekretaris menunjukan tentang penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan yang seminimal mungkin, karena penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan yang tidak tepat dan berlebihan akan mengakibatkan kerugian pada sekretaris sementara pekerjaan sekretaris merupakan pekerjaan yang bersifat terus-menerus (kontinu), termasuk pada penggunaan tenaga, pikiran dan kemampuan dalam memanajerial para bawahan.

3.3.2 Pengukuran Efektivitas Kerja

Pada dasarnya efektivitas kerja dimaksudkan untuk mengukur hasil pekerjaan yang dicapai sesuai dengan rencana, sesuai dengan kebijaksanaan atau dengan kata lain mencapai tujuan, maka hal itu dikatakan efektif. Nilai efektivitas pada dasarnya ditentukan oleh tercapainya tujuan organisasi serta factor kesesuian dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya. Jadi efektivitas kerja pada tiap-tiap organisasi akan berbeda- beda antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya, tergantung pada jenis dan sifat dari organisasi yang bersangkutan.

Menurut Campel yang dikutip Ricard M, Steers (1998:45) untuk mengukur efektivitas kerja ada beberapa variable yang biasa dipergunakan yaitu:

a. Kesiagaan

Penilaian menyeluruh sehubungan dengan kemungkinan bahwa organisasi mampu menyelesaikan sebuah tugas khusus dengan baik jika diminta.

b. Kemangkiran

Frekuensi kejadian-kejadian pekerja bolos dari pekerjaan.

c. Semangat kerja

Kecendrungan anggota organisasi berusaha lebih keras mencapai tujuan san sasaran organisasi termasuk perasaan terikat. Semangat kerja adalah gejala kelompok yang melibatkan kerja sama dan perasaan memiliki

d. Motivasi

Kecendrungan seseorang individu melibatkan diri dalam kegiatan berarahkan sasaran dalam pekerjaan, ini bukanlah perasaan senang yang relative terhadap hasil berbagai pekerjaan sebagaimana halnya kepuasan, tetapi lebih merupakan perasaan sedia atau rela bekerja untuk mencapai tujuan pekerjaan.

e. Kepuasan kerja

Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peran pekerjannya dam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka merasa dihargai karena pekerjaan mereka.

f. Beban Pekerjaan

Beban pekerjaan yang diberikan pimpinan kepada bawahan sesuai dengan kemampuan seseorang dan sesuai dengan jumlah kelompok mereka.

g. Waktu Menyelesaikan Tugas

Waktu merupakan salah satu pengukuran efektivitas kerja yang sangat penting sebab dapat dilihat apkah waktu yang digunakan suatu organisasi sudah dijalankan dengan sebaik-baiknya oleh setiap anggota organisasi. ( Steer,1998:46)

Kerja merupakan suatu symbol yang tidak pernah mati dari pribadi seseorang maupun lingkungan organisasi, sehingga dalam perumusan efektivitas kerja pun perlu ditelaah pula pengertian kerja itu sendiri. Setiap pekerjaan dari tiap individu pegawai dalam organisasi akan ikut menentukan bagi tercapainya hasil kegiatan organisasi yang telah direncanakan terlebih dahulu. Oleh karena itu factor efektivitas kerja banyak dipengaruhi oleh kemampuan orang-orang atau organisasi dalam mencapai tujuannya.

Keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya tidak dapat melepaskan diri dari perlunya pembagian kerja yang tepat supaya setiap pegawai bisa melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif. Pengukuran efektivitas kerja yang penulis lakukan didasarkan atas banyaknya tugas yang dipikul dan jumlah pegawai yang melaksanakan tugas tersebut, sehingga dari kedua hal tersebut dapt disusun sesuai dengan kebutuhan perusahaan/organisasi sehingga menghasilkan efektivitas kerja sebagaimana diharapkan.

Pengukuran efektivitas berdasarkan banyaknya tugas yang dipikul dan jumlah pegawai yang melaksanakan tugas tersebut dapat berarti bahwa bila tugas yang dibebankan kepada pegawai sedikit, sementara jumlah pegawai yang melaksanakan tugas tersebut lebih banyak maka akan terjadi banyak pegawai yang menganggur sehingga menjadi tidak efektif.

Sebaliknya jika tugas yang dibebankan banyak sedangkan pegawai yang melaksanakannya terbatas akan terjadi penumpukan pekerjaan yang hal ini akan mengakibatkan banyaknya pekerjaan yang tidak dapat diselesaikan atau tertunda sehingga terjadi ketidak efektifan.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Profesional itu adalah seseorang yang memiliki 3 hal pokok dalam dirinya, Skill, Knowledge, dan Attitude. Skill disini berarti adalah seseorang itu benar-benar ahli di bidangnya. Knowledge, tak hanya ahli di bidangnya, tapi ia juga menguasai minimal tahu dan berwawasan tentang ilmu-ilmu lain yang berhubungan dengan bidangnya. Dan yang terakhir Attitude, bukan hanya pintar dan cerdas, tapi dia juga punya etika yang diterapkan dalam bidangnya. Menjadi seorang professional berarti dia berhasil menguasai ilmu dari orang lain yang lebih hebat darinya. Hubungan etika kerja professional dengan kehidupan manusia digunakan untuk mengawal tingkahlaku ahli professional dalam bentuk menyuruh melakukannya dan meninggalkan perkara yang mendatangkan kesalahan sama ada di sisi undang-undang negara maupun statusnya sebagai professional. Oleh itu, etika kerja professional merupakan satu landasan kepada masyarakat yang membolehkan teknokrat mengawal tingkahlakunya sendiri serta membolehkan masyarakat sosial mengawasi dan menilai setiap tindak tanduk mereka dari semasa ke semasa.

Berdasarkan beberapa pengertian efektivitas menurut para ahli, maka pengertian efektivitas kerja sekretaris adalah sebagai hasil nyata (konkrit) maksimal yang dicapai sebagai akibat adanya pendayagunaan kemampuan secara sungguh-sungguh dan tepat. Efektivitas kerja adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat dalam mencapai suatu tujuan tertentu atau efektivitas kerja dapat juga diartikan dengan hasil guna penekannya pada efeknya, atau hasil tanpa kurang memperdulikan pengorbanan yang perlu diberikan oleh hasil tersebut. Jadi efektivitas kerja dalam organisasi merupakan usaha untuk mencapai prestasi yang maksimal dengan menggunakan sumber daya yang tersedia dalam waktu yang relative singkat tanpa menunggu keseimbangan tujuan alat dan tenaga serta waktu.

4.2 Saran

a. Untuk Sekolah

1. Pilihan Guru yang professional dalam proporsional bidangnya yang dapat mencetak anak didik yang bekualitas dan mempunyai keahlian dalam bidangnya.

2. Bagi seluruh staf guru, jadilah guru yang bijaksana dan berwibawa yang mampu membina anak didiknya.

b. Untuk Siswa-siswi

1. Jadilah anak didik yang disiplin sehingga dapat menghormati seorang guru agar mendapatkan keberkahan dirinya.

2. Seringlah belajar otodidak secara bertanya atau membaca agar mempunyai wawasan intelektual yang luas.

3. Jadikanlah proses pembelajaran disekolah ini sebagai tolak ukur pembelajaran dimasa jenjang pendidikan yang akan datang.

4. Simpanlah dalam memori semua konsepsional yang telah diterima dari guru untuk dibuka dan di aplikasikan dalam kehidupan sehari-hari.

Tiada kata yang paling pantas yang dapat penulis ucapkan yaitu hanyalah ucapan syukur terhadap Allah SWT. Karena atas karunianya penulis dapat menyelesaikan karya ilmiah ini, meskipun penulis berusaha sekuat tenaga dan berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunannya, akan tetapi masih banyak kekurangan dan kesalahan yang terdapat dalam susunan karya ilmiah ini. Akhir kata penulis berharap agar karya ilmiah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis umumnya bagi semua pihak yang mudah-mudahan dengan penulisan karya ilmiah ini awal kemajuan dimasa yang akan datang.

Nuryanti

Rabu, 30 Maret 2016

peran sekretaris profesional dalam efektivitas kerja